Umgang mit e-Mails

Neben den üblichen Regeln zum Schutz gegen Viren sollten auch noch diese Hinweise im Ungang mit E-Mails beachtet werden, um den Informationsschutz zu gewährleisten. Zahlreiche Beispiele aus dem täglichen Leben zeigen, dass mit wenigen Mausklicks ein großer Schaden angerichtet werden kann.

Beispiele

Im März 2004 ging ein Vorfall durch die Medien, bei der eine junge Managerin versehentlich eine E-Mail nicht nur an ihren Freund schickte, sondern auch noch an 30 weitere Personen. Die über das E-Mail-System ihres Arbeitgebers versandte Mail enthielt neben intimen Details aus dem Liebesleben auch Bemerkungen, die die Arbeitsweise des Unternehmens gegenüber seinen Kunden herabwürdigte (siehe Intime E-Mail ging in alle Welt).

Der Autor bekam von seinem Vorgesetzten die Mail eines Kollegen zu einem Sachthema weitergeleitet. Im PS schrieb der Kollege an den gemeinsamen Vorgesetzten sinngemäß: "Danke für das offene Gespräch letzte Woche. Ich werde jetzt doch nicht kündigen.

Eine Mail mit vertraulichem Inhalt wurde u.a. an den Autor adressiert, dessen Name auf "...ss" endet. Durch einen Tippfehler wurde die Buchstabenfolge "ss" vom E-Mail-System Lotus Notes in eine Gruppe umgesetzt, die ebenfalls "...ss..." enthält, so dass die Mail unbeabsichtigt an einen größeren Personenkreis versendet wurde.

Vorgeschlagene Maßnahmen

Hier zusammengefasst einige Empfehlungen zum Umgang mit E-Mails:

Pro E-Mail immer nur ein Hauptthema Beim Schreiben von E-Mails sollte pro Mail immer nur ein Hauptthema behandelt werden. Möchte man zu zwei oder mehr voneinander unabhängigen Themen an einen Adressaten schreiben, so sollte es in getrennten Mails erfolgen. Damit wird verhindert, dass der Adressat eine Mail zu einem Thema an einen Dritten weiterleitet und der Dritte unbeabsichtigt Kenntnis der weiteren Themen erhält.

Verklausulierter Betreff bei heiklen Themen Gelegentlich bekommt man Einblick in den Mail-Eingang eines anderen Mitarbeiters, z.B. weil man gemeinsam an einem Rechner an einem Thema arbeitet. Oder sogar über Beamer, wenn während einer Besprechung nach einer bestimmten Mail gesucht wird. Daher sollte bei kritischen Themen darauf geachtet werden, dass kein kompromitierender Betreff benutzt wird.

Keine e-Mails bei sehr heiklen Themen Bei sehr heiklen Themen sollte auf die Benutzung von e-Mails ganz verzichtet werden. Ein Fehler ist schnell passiert und kann großen Schaden anrichten, beispielweise durch einen falsch geschriebenen Adressaten oder durch unachtsame Weiterleitung. Auf diese Weise sind dann geplante Aktivitäten plötzlich nicht mehr geheim, möglicherweise mit schlimmen Folgen. Oder ein Kunde bekommt eine Mail in die Hände, in der der Lieferant seine künftige Strategie gegenüber dem Kunden in aller Offenheit erörtert. Und nicht zuletzt sollte man auch daran denken, dass es in der Vergangenheit Gerichtsverhandlungen gab, bei denen interne e-Mails herangezogen wurden.

Mails, die zur Weiterleitung an einen großen Empfängerkreis bestimmt sind, immer getrennt nach Intern und Extern versenden Gelegentlich geistern e-Mails mit Witzen, echten oder falschen Virenwarnungen oder Aufrufen zur Knochenmarkspende umher. Sie sind dazu bestimmt, immer und immer wieder weitergeleitet zu werden, um einen möglichst großen Adressatenkreis zu erreichen. Sie enthalten oft eine lange Historie von Weiterleitungen, an denen man sehr gut Namen von Mitarbeitern diverser Firmen und ihre soziale Netzwerke erkennen kann. Vor der Weiterleitung solcher Mails sollte man die Historie entfernen und immer getrennt an interne Mitarbeiter und an Externe verschicken.

Unter Lotus Notes den Adressaten immer explizit vervollständigen lassen Das E-Mail-Programm unter Lotus Notes erlaubt die unvollständige Eingabe von Adressaten. Das System versucht, die Adressen anhand des Adressbuches zu identifizieren und zu vervollständigen. Durch Tippfehler oder ungünstige Konstellationen kann es dabei passieren, dass aus dem Adressbuch ein anderer Eintrag ausgewählt wird als vom Benutzer beabsichtigt war. Wichtig ist daher Zeitpunkt, wann das geschieht. Ohne Eingriff werden die Adressen beim Versenden erweitert. Dann sind jedoch Korrekturen durch den Benutzer nicht mehr möglich und die Mail wird ggf. an die falsche Person geschickt. Daher ist es angeraten, vor dem Versenden die Vervollständigung immer explizit anzustoßen (mit der F9-Taste).

Werkzeuge

Es gibt Werkzeuge, die den Inhalt von ausgehenden E-Mails auf ihre Konformität mit den Unternehmensrichtlinien prüfen. Anbieter können im Internet unter "eMail compliance" gefunden werden.